Spesen - wann bezahlt der Arbeitgeber mein Essen?

Spesen - wann bezahlt der Arbeitgeber mein Essen? © transfair
10.10.2018

Spesen sind ein heikles Thema. Welche Kosten trägt der Arbeitgeber? Und welche Kosten hat der Arbeitnehmende selbst zu tragen? transfair ist diesbezüglich sowohl beim Eidgenössischen Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) wie auch im ETH-Bereich aktiv.

Spesenreglemente bieten oft einiges an Konfliktpotenzial. Die an und für sich kleinen Beträge addieren sich schnell zu einer ansehnlichen Summe. Entsprechend lösen Änderungen im Reglement schnell einmal Ärger aus, da diese jede und jeder im Portemonnaie spürt.

Grundsätzlich ist der Zweck von Spesen einzig die Abgeltung von Auslagen, die den Arbeitnehmenden aufgrund der Arbeitstätigkeit entstehen. So gehen Dienstreisen zulasten des Arbeitgebers, ebenfalls Verpflegungs- oder Übernachtungskosten ausserhalb des vereinbarten Arbeitsortes.

Spesen sind also kein Lohnbestandteil. Sie dienen nicht der Aufbesserung des Einkommens, sondern sollen einzig die entstandenen Kosten decken. So weit, so einfach. Doch im beruflichen Alltag kann es schnell einmal kompliziert werden. Wann genau besteht Anspruch auf welche Entschädigung? Und was muss ich selbst bezahlen?
Im Bereich der öffentlichen Verwaltung ist transfair aktuell beim VBS wie auch im ETH-Bereich im Gespräch über die Spesenregelungen und setzt sich aktiv für praktikable und faire Lösungen ein.

Präzisierungen beim VBS
Seit geraumer Zeit herrscht insbesondere bei der Militärpolizei Unsicherheit über die Spesenansprüche der Mitarbeitenden. Im Laufe der Zeit haben sich lokal unterschiedliche Handhabungen eingeschlichen. Insbesondere die offene Formulierung der Mahlzeitenentschädigung in den Verordnungen zum Bundespersonalgesetz führte zu vielen Fragezeichen beim Personal.

Seit Längerem ist transfair deshalb in Kontakt mit den zuständigen Human Resources-Verantwortlichen des Kommandos Operationen und denjenigen des VBS. Ziel ist die Erarbeitung einer Richtlinie, mit welcher Klarheit über die Ansprüche auf Spesenentschädigung geschaffen werden kann. Der Abschluss der Arbeiten steht bei Redaktionsschluss kurz bevor, mit der Kommunikation der Ergebnisse kann also in Bälde gerechnet werden.

Neue Wegweisung bei der EPFL
Zurzeit wird die Weisung über Dienstreisen und Spesenentschädigungen der EPFL (ETH Lausanne) revidiert. Die EPFL legt neu Obergrenzen für die Rückerstattung zahlreicher Auslagen, wie Übernachtung, Privatauto (neu 150 km, bisher 500 km), Repräsentationskosten und Flügen fest, und nähert sich tendenziell den Richtlinien des Bundes. Ausserdem müssen die Mitarbeitenden mehr Rechenschaft ablegen, wenn es beispielsweise um Übernachtungskosten oder Ausgaben für den Transport geht.

Praktikables Spesenreglement im Fokus von transfair
Das Personal soll unter angemessenen Bedingungen arbeiten können. transfair hat zur Revidierung des Spesenreglements Stellung genommen und hebt folgende Punkte hervor:
  • Ausnahmen sollen möglich sein. Die Nutzung des privaten Fahrzeugs zum Beispiel kann sich im Hinblick auf Zeit, Kosten und nachhaltige Entwicklung als vorteilhaft erweisen.
  • Ein gelungener Dialog zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten ist unerlässlich, um in jeder Situation die optimale Lösung zu finden.
  • Mitarbeitende sollen nicht aufgrund einer zu starren Spesenregelung in ihrer Funktion beeinträchtigt werden.
Einsatzbereiche
ETH, VBS